Tietosuoja

VAKUUTUSOIKEUS, TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietojen käsittely vakuutusoikeudessa
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 12-14 artiklat


1. REKISTERINPITÄJÄ

Vakuutusoikeus
Ratapihantie 9, PL 1005
00521 HELSINKI

2. REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSHENKILÖ

Kansliapäällikkö
Puh. 029 56 43200 (vaihde)
Sähköposti: vakuutusoikeus(at)oikeus.fi

3. TIETOSUOJAVASTAAVA

Mikko Nisula
Ma. vakuutusoikeustuomari
puh. 029 56 43174
Sähköposti: mikko.nisula(at)oikeus.fi

4. KÄSITTELYTOIMIEN KOKONAISUUS

Tietosuojaselosteessa käsitellään vakuutusoikeuden lainkäyttöasiakkaiden sekä muiden vakuutusoikeuden henkilökuntaan kuulumattomien henkilöiden henkilötietojen käsittelemistä.

Kokonaisuus sisältää lainkäyttö- ja hallinnollisten asioiden käsittelyä varten kerätyt tiedot, joita käsitellään niissä rekistereissä ja järjestelmissä, joiden rekisterinpitäjä vakuutusoikeus on.

Henkilötietojen käsittelyssä ei käytetä profilointia.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUDELLINEN PERUSTE

Tietojen kerääminen ja käsitteleminen on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Perustuslaki (731/1999), Tuomioistuinlaki 7 luku 1 § (673/2016), Laki oikeudenkäynnistä vakuutusoikeudessa (677/2016), Hallintolainkäyttölaki (586/1996).

Rekisteriin on tallennettu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti valtiotyönantajan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi vaadittavat tiedot.

Virkaan valitun henkilön turvallisuusselvitystietoja käsitellään turvallisuusselvityslain 17, 23 ja 25-28 §:n mukaisesti.

Osa tiedoista on salassa pidettäviä ja salassapito perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
Laki oikeudenkäynnin julkisuudesta hallintotuomioistuimissa (381/2007)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
Tietosuojalaki (HE 9/2018)
Lisäksi erityisten henkilötietoryhmien henkilötietojen käsittelyä ohjaavat useat erityislait.

6. REKISTERÖITYJEN RYHMÄT JA KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT

Lainkäyttöasioiden kokonaisuus sisältää tietoja asianosaisista kuten esimerkiksi vakuutetuista, edunsaajista, työnantajista ja vakuutuslaitoksista sekä oikeudenkäyntiavustajista, asiamiehistä, todistajista ja muista lainkäyttöasiaan osallisista. Kokonaisuuteen sisältyy vakuutusoikeuden sidosryhmien ja niiden yhdyshenkilöiden henkilötietoja.

Muita rekisteröityjen ryhmiä ovat viranhakijat, palkkionsaajat, asiantuntijajäsenet ja asiantuntijalääkärit, ulkopuoliset matkustajat, vieraat, vuokranantajat, tietopyyntöjen tekijät, rekisteröidyn oikeuksia koskevien kyselyiden tekijät (art. 15), myyntilaskuasiakkaat, ostolaskujen toimittajat tai edunsaajat, tuomioistuimen tiloissa toimivat ulkopuoliset henkilöt, sekä käyttäjärekistereihin tallennettavat ulkopuoliset henkilöt.

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:

Henkilön yksilöintitiedot:

Nimi, virkanimike, syntymäaika, kuolinpäivä, henkilötunnus, henkilönumero, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotikunta, turvakielto, pankkitiedot, ammatti, henkilön tila (holhouksen/edunvalvonnan alaisuus, kuolema, konkurssi), oikeusavun asiakkuus, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.

Viranhakijatiedot:

Koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot sekä soveltuvuusarviointien tiedot.

Maksatustiedot:

Palkkiot, matkakorvaukset, myynti- ja ostolaskutiedot, vuokranantajatiedot, palautukset, verotiedot ja ulosottotiedot.

Muut tiedot:

Järjestelmien käyttövaltuudet, kameravalvontatiedot, turvallisuusselvitystiedot, tilaisuuksien osallistujatiedot, y-tunnukset ja matkatiedot.

Erityisten henkilötietoryhmien osalta lainkäyttöasioiden kokonaisuus voi sisältää muun muassa terveydentilaa koskevia tietoja. Oikeudenkäyntiasiakirjat voivat lisäksi sisältää muita mahdollisia henkilötietoja, kuten tietoja perheestä, työstä, taloudesta, verotuksesta, harrastuksista, seksuaalisesta suuntautumisesta, rikollisuudesta tai etnisestä alkuperästä. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja kerätään vain siltä osin kuin ne ovat tarpeellisia esimerkiksi vakuutusoikeuden lainkäyttötehtävien suorittamiseksi.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Oikeudenkäyntiasiakirjojen ja asianosaisten sekä muiden rekisteröityjen esittämien tietojen lisäksi tietoja voidaan saada seuraavista tietolähteistä:

    • Väestörekisterikeskus
    • Oikeusrekisterikeskus
    • sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköt
    • muut tuomioistuimet ja muutoksenhakulautakunnat
    • ministeriöt keskusvirastoineen
    • Kansaneläkelaitos ja muut vakuutuslaitokset
    • työttömyyskassat
    • Työttömyysvakuutusrahasto
    • verohallinto
    • Alma Talent Oy, Tietopalvelut
    • ulosottoviranomaiset
    • Patentti- ja rekisterihallitus
    • Rikosseuraamuslaitos
    • oikeusaputoimistot
    • oikeudenkäyntiavustajalautakunta
    • kuntien sosiaalitoimi
    • maistraatti
    • sopimukset (organisaation yhteyshenkilöt)
    • suojelupoliisi (turvallisuusselvitystiedot)
    • kameravalvonta
    • tuomarinvalinta- ja koulutuslautakunta
    • muut tuomioistuimet
    • oppilaitokset
    • työnhakijan työnantajat
    • TE-toimistot
    • siviilipalveluskeskus
    • Palkeet
    • vuokranantajat

8. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT

Tietojen luovuttaminen perustuu hallintolainkäyttölakiin tai asianomaisen viranomaisen toimintaa koskevaan lainsäädäntöön. Lisäksi tuomioistuimella on julkisuuslakiin (621/1999) perustuva yleinen tiedottamisvelvollisuus.

Rekrytointiin liittyvät hakemusasiakirjat ovat viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (JulkL, 621/1999) tarkoittamia julkisia asiakirjoja, joita annetaan nähtäväksi pyydettäessä. Julkisia asiakirjoja luovutetaan pyydettäessä JulkL:n 13 § ja 16 §:n edellytysten mukaisesti. Salassa pidettäviä tietoja annetaan nähtäväksi ja luovutetaan vain 1) asianomaisen suostumuksella 2) asianosaiselle tai 3) lakiin perustuvan oikeuden nojalla.

Tahot, joille tietoja luovutetaan:

Lainkäyttöasioissa tietoja luovutetaan asianosaisille, päätöksen tehneelle viranomaiselle, alemmalle muutoksenhakuasteelle ja Kansallisarkistolle. Lisäksi tietopyyntöjen perusteella julkisuus- tai muun erityislainsäädännön nojalla julkisia tietoja voidaan luovuttaa kenelle tahansa yksityiselle, oikeushenkilölle tai viranomaiselle.

Nimitysasioissa muille tuomioistuimille ja tuomarinvalintalautakunnalle ja tuomarinkoulutuslautakunnalle.

Harjoittelijoiden ymv. osalta tietoja luovutetaan oppilaitoksille, TE-toimistoille, vakuutusyhtiöille sekä siviilipalvelusmiesten osalta siviilipalveluskeskukselle.

Muiden kuin lainkäyttöasioiden osalta tietoja luovutetaan turvallisuuspalveluita tuottaville palveluntarjoajille, turvallisuusviranomaisille, ulosottoviranomaisille, rahalaitoksille palkkio- ja korvausmaksutietojen muodossa, Kansallisarkistolle, Kevalle ja verohallinnolle sekä suojelupoliisille ja kunniamerkkejä käsitteleville tahoille.

Tahot, jotka käsittelevät tietoja vakuutusoikeuden lukuun eli joille tietojen käsittely on ulkoistettu:

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) ja Oikeusrekisterikeskus.

Henkilötietoja käsittelevät vakuutusoikeuden lukuun myös tietojärjestelmätoimittajat:

Visma (M2), CGI (Kieku ja Rondo), Tieto (Haldi/Hilda), Palkeet (Pointti), Netum (Senaattila), Rapal (Optimaze), VR (verkkokauppa) sekä Amadeuksesta KDS (SMT)

Lisäksi yksilöinti- ja yhteystietoja tallennetaan järjestelmiin, joihin ulkopuoliselle henkilölle on tarpeen luoda käyttövaltuudet sovittujen tehtävien hoitamista varten.

9. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN KOLMANSIIN MAIHIN

Lähtökohtaisesti tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli sovitaan, että toimittaja saa siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan Suomessa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

10. TIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Asiakirjat säilytetään joko pysyvästi tai määräajan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Myös henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat arkistonmuodostussuunnitelmaan.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

11.1 REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 15 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/206) 15 artiklassa mainitut tiedot.

Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa.

11.2. TIETOJEN OIKAISEMINEN, POISTAMINEN TAI KÄSITTELYN RAJOITTAMINEN

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 16-18 artiklat)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 17 artiklan mukaisista vaatimuksista täyttyy. Rekisteröidyllä on niin ikään oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 18 artiklassa mainituista asioista.

Rekisteröity voi saattaa oikaisemista, poistamista tai rajoittamista koskevan vaatimuksen vireille hallintolain (434/2003) asian vireillepanosäännöksiä noudattaen.

12. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (678/2016).

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6 krs, 00520 HELSINKI
Postiosoite: PL 800, 00521 HELSINKI
Puhelinnumero: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

 
Julkaistu 29.5.2018