Sähköinen asiointi

Vakuutusoikeudessa sovelletaan soveltuvin osin lakia sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa. Sähköisellä asioinnilla tarkoitetaan esimerkiksi mahdollisuutta toimittaa vireillä olevaan asiaan lisäselvitystä tai muutoin ottaa yhteyttä vakuutusoikeuteen hallinto- ja erityistuomioistuinten sähköistä asiointipalvelua , sähköpostia tai faksia käyttäen.

Sähköisessä muodossa vakuutusoikeuden päätöksiä annetaan tiedoksi hallinto- ja erityistuomioistuinten sähköisessä asiointipalvelussa, tai suojatulla sähköpostilla, mutta ei faksina.

Asiointi hallinto- ja erityistuomioistuinten sähköisen asiointipalvelun kautta

Muutoksenhakija voi asioida vakuutusoikeudessa käsiteltävänä olevassa lainkäyttöasiassa hallinto- ja erityistuomioistuinten sähköisessä asiointipalvelussa. Asiointipalvelu on tietoturvallinen tapa viestiä vakuutusoikeuden kanssa.

Valitusosoituksessa kerrotaan se viranomainen, jolle valitus toimitetaan. Useimmissa vakuutusoikeuden toimivaltaan kuuluvissa valitusasioissa sovelletaan oikaisumenettelyä, jossa valituskirjelmä on toimitettava alkuperäisen päätöksen tehneelle etuuslaitokselle. Valitus voidaan toimittaa vakuutusoikeudelle sähköisessä asiointipalvelussa vain niissä asioissa, joissa valitus toimitetaan valitusosoituksen mukaan päätöksen tehneen etuuslaitoksen sijaan suoraan vakuutusoikeudelle. Sen jälkeen, kun asia on vireillä vakuutusoikeudessa, voi muutoksenhakija valita asiointikanavaksi sähköisen asiointipalvelun.

Sähköisen asiointipalvelun kautta voi toimittaa esimerkiksi valituksen tai hakemuksen ja selvityksiä, vastata kuulemispyyntöön sekä esittää kysymyksiä. Mikäli muutoksenhakija valitsee asiointipalvelun asiointikanavakseen, voi vakuutusoikeus lähettää sen kautta kuulemispyyntöjä, muita dokumentteja sekä myös vakuutusoikeuden päätöksen asiassa.

Sähköisessä asiointipalvelussa asia näkyy kirjattavana olevana, avoimena ja suljettuna. Avoimena asia näkyy siihen asti, kunnes päätös on lähetetty ja asian vireillä olo vakuutusoikeudessa päättynyt. Lisäksi asiointipalvelussa asian etenemistä voi seurata aikajanalla, jossa käsittelyvaiheina on vireille tulo, asian selvittäminen, ratkaisun valmistelu ja päätöksenteko sekä vireillä olo päättynyt. Sähköisessä asiointipalvelussa ei näy erikseen asian päätöksenteko/ratkaisupäivää (kts. lisää ”käsittelytavat ja -vaiheet”), vaan se näkyy vasta sen jälkeen, kun asian ratkaisseen päätöksen lähettämisestä on tehty merkintä järjestelmään. Sen jälkeen, kun asia on suljettu asiointipalvelussa, ei asiointipalvelun kautta voi enää lähettää viestejä.

Tarkemmat ohjeet ja esimerkiksi liitetiedostojen tiedostomuodot löytyvät asiointipalvelun etusivulta kohdasta neuvonta ja ohjaus .

Asiointi sähköpostilla ja telekopiolla

Vakuutusoikeuden sähköpostiosoite on vakuutusoikeus(at)oikeus.fi ja faksinumero on 029 564 3100. Lähetettäessä sähköpostia (at)-merkintä korvataan @-merkillä.

Kun vakuutusoikeudelle toimitetaan selvitystä sähköpostitse, on ehdottomasti käytettävä edellä mainittua sähköpostiosoitetta. Tällöin lähettäjä saa sähköpostitse ilmoituksen sähköpostiviestin saapumisesta vakuutusoikeudelle.

Oikeusministeriön turvaposti on vaihtoehtoinen tapa toimittaa salassa pidettäviä ja arkaluontoisia asiakirjoja. Ohje [pdf, 555.7 kB] turvapostin lähettämiseen.

Jos asiakirja halutaan lähettää sähköpostiviestin liitetiedostona, tulee liitetiedosto tallentaa johonkin tekstinkäsittelyohjelmasta tai muusta työkaluohjelmasta riippumattomaan muotoon. Suositeltava tallennusmuoto on pdf- tai muu yleinen tallennusmuoto. Oikeuslaitoksen verkkosivuilla on tarkemmat tiedot hyväksytyistä tallennusmuodoista.

Tietoturvasyistä eivät sellaiset tiedostot, jotka ovat muotoa bat, cmd, com, cpl, emf, exe, pif, rar, scr, vbs tai wmf, tule perille.

Sähköpostiviestin koko liitetiedostoineen voi olla enintään 20 megatavua.

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) mukaisten sähköisten asiointipalvelujen järjestämisessä viranomaisella ei ole velvollisuutta järjestää kaikkia mahdollisia sähköisiä keinoja asian vireille saattamiseksi. Viranomaisen velvollisuuksiin kuuluu myös riittävän tietoturvallisuuden varmistaminen. Jos viranomainen saa sähköpostiviestin, mutta ei tietoturvasyistä voi avata siinä olevaa linkkiä, voi viranomainen pyytää lähettäjältä, että tämä lähettäisi viestin uudelleen tavallisena liitetiedostona.

Sähköisessä asioinnissa viranomaisten tulee tarjota kansalaisille riittävän hyvät mahdollisuudet asioida sähköisesti, kuitenkin niin, että viranomainen pystyy takaamaan riittävän turvallisuuden omassa toiminnassaan.

Sähköpostin käytössä huomioitavaa

Henkilökohtaisia virkasähköpostiosoitteita ei tule käyttää

Vakuutusoikeudessa työskentelevien virkamiesten henkilökohtaisia virkasähköpostiosoitteita ei ole tarkoitettu muutoksenhakijoiden käyttöön eikä selvitystä tule missään tilanteessa toimittaa tällaiseen sähköpostiosoitteeseen. Erilaisten poissaolotilanteiden johdosta on mahdollista, ettei virkamiehen henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen saapunut selvitys tule lainkaan huomioon otetuksi vakuutusoikeuden ratkaistessa kyseessä olevaa asiaa.

Vastuu sähköpostiviestin saapumisesta sekä vastaanottokuittaus

Telekopiona tai sähköpostina lähettäminen tapahtuu lähettäjän vastuulla. Määräajassa toimitettava asiakirja on lähetettävä kokonaisuudessaan ennen määräajan päättymistä Vakuutusoikeudelle siten, että asiakirja on viranomaisen käytettävissä vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä.

Asiakirja katsotaan saapuneeksi, jos viranomainen pystyy teknisesti käsittelemään asiakirjaa. Asiakirjaa, jonka lähettäjää ei saada selville ja jonka sisältöä ei muutoinkaan pystytä avaamaan, ei katsota saapuneeksi

Sähköpostiviestin sisältöä koskevia suosituksia

Sähköpostitse toimitettavan lisäselvityksen sisältö tulisi ilmetä sähköpostiviestin tekstiosasta. Selvityksen toimittamista liitetiedostona ei suositella. Tietosuojan vuoksi sähköpostitse ei tulisi toimittaa salassa pidettäviä tai muutoin arkaluontoisia tietoja sisältävää selvitystä. Esimerkiksi terveydentilaa ja taloudellista asemaa koskevia tietoja tai henkilötunnuksia sisältävää selvitystä ei suositella toimitettavaksi sähköpostitse. Ohjeet turvapostin käytöstä löytyvät:

Turvapostin lähettäminen

Asiakirjojen toimittaminen tuomioistuimiin

Turvapostin vastaanottaminen

Turvapostin vastaanottaja saa sähköpostiviestin, jossa olevasta Avaa viesti / Open message / Öppna meddelandet -linkistä pääsee lukemaan ja vastaamaan salattuun viestiin web-liittymän kautta. Linkki on voimassa 30 vuorokautta. Viestin voi avata ja on käytettävissä ainoastaan yhdestä laitteesta (IP osoitteesta). Huolehdithan, että avaat viestin sellaisesta laitteesta, jota käytät pääasiassa asioittesi hoitoon.

Viesti avautuu kuvan mukaisesti ja voit painaa Jatka, jolloin pääset lukemaan varsinaisen viestin ja siinä olevat liitteet.

Verkkosivuja ei avata linkin tai kirjallisen viittauksen johdosta

Oikeudenkäyntiasiakirjoiksi toimitettavien selvitysten tulee olla asiakirjoina selkeitä ja eheitä. Esimerkiksi verkkosivujen sisältöä ei muutoksenhakijan tekemän kirjallisen viittauksen tai sähköpostitse toimittaman linkin perusteella katsota vakuutusoikeudelle toimitetuiksi oikeudenkäyntiasiakirjoiksi. Vakuutusoikeus ei tämän vuoksi avaa verkkosivuja muutoksenhakijan tekemän viittauksen johdosta. Jos muutoksenhakija haluaa asiansa lisäselvityksenä viitata joihinkin verkkosivuihin, tulee niiden sisältö toimittaa vakuutusoikeudelle tulosteina.

Tallenteet

Vakuutusoikeudella on tekniset valmiudet tavanomaisimpien tallenteiden, kuten CD- ja DVD-levyjen sekä USB-muistitikkujen ja yleismallisten muistikorttien avaamiseen.

Jos vakuutusoikeudelle toimitettua tallennetta ei saada auki vakuutusoikeuden käytössä olevilla laitteilla ja ohjelmistoilla, asiasta ilmoitetaan tallenteen lähettäjälle.

‍