Tietosuoja

VAKUUTUSOIKEUS, TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietojen käsittely vakuutusoikeudessa
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 12-14 artiklat

23.5.2018 (päivitetty 17.6.2024) VAkO/99/2023


1. REKISTERINPITÄJÄ

Vakuutusoikeus
Ratapihantie 9, PL 1005
00521 HELSINKI


2. REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSHENKILÖ

Kansliapäällikkö Minna Melender
Puh. 029 56 43200 (vaihde)
Sähköposti: vakuutusoikeus(at)oikeus.fi


3. TIETOSUOJAVASTAAVA

Hanna Ul Masih
Hallinnollinen lakimies
puh. 029 56 43119
Sähköposti: hanna.ul.masih(at)oikeus.fi

4. KÄSITTELYTOIMIEN KOKONAISUUS

Tietosuojaselosteessa käsitellään vakuutusoikeuden lainkäyttöasiakkaiden sekä muiden vakuutusoikeuden henkilökuntaan kuulumattomien henkilöiden henkilötietojen käsittelemistä.

Kokonaisuus sisältää lainkäyttö- ja hallinnollisten asioiden käsittelyä varten kerätyt tiedot, joita käsitellään niissä rekistereissä ja järjestelmissä, joiden rekisterinpitäjä vakuutusoikeus on.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUDELLINEN PERUSTE

Tietojen kerääminen ja käsitteleminen on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Lainkäyttöasioihin liittyviä tietoja kerätään myös raportointi- ja tilastointitarkoituksiin.

Tietojen käsittely perustuu keskeisesti seuraaviin säännöksiin:

  • Suomen perustuslaki (731/1999)
  • Tuomioistuinlaki 7 luku 1 § (673/2016)
  • Laki oikeudenkäynnistä vakuutusoikeudessa (677/2016)
  • Laki oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019)
  • Laki oikeushallinnon valtakunnallisesta tietovarannosta 6 § (955/2020)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 art. 1 e (EU) 2016/679
  • Tietosuojalaki 4 § 2 ja 3 kohdat sekä 6 § 1 mom. 2 ja 7 kohdat (1050/2018)
  • Laki yksityisyydensuojasta työelämässä 3 §, 4 § ja 21 § (759/2004)

Vakuutusoikeudessa käsitellään tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c-alakohdan mukaisesti valtiotyönantajan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi vaadittavia tietoja.

Virkaan valitun henkilön turvallisuusselvitystietoja käsitellään turvallisuusselvityslain 17, 23 ja 25-28 §:n mukaisesti.

Osa tiedoista on salassa pidettäviä ja salassapito perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:

  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Laki oikeudenkäynnin julkisuudesta hallintotuomioistuimissa (381/2007)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
  • Tietosuojalaki (1050/2018)

Lisäksi erityisten henkilötietoryhmien henkilötietojen käsittelyä ohjaavat useat erityislait.

6. REKISTERÖITYJEN RYHMÄ JA HENKILÖTIETORYHMÄT

Lainkäyttöasioiden kokonaisuus sisältää tietoja asianosaisista kuten esimerkiksi vakuutetuista, edunsaajista, työnantajista ja vakuutuslaitoksista sekä oikeudenkäyntiavustajista, asiamiehistä, todistajista ja muista lainkäyttöasiaan osallisista. Kokonaisuuteen sisältyy myös vakuutusoikeuden virkamiesten sekä vakuutusoikeuden sidosryhmien ja niiden yhdyshenkilöiden henkilötietoja.

Muita rekisteröityjen ryhmiä ovat viranhakijat, palkkionsaajat, asiantuntijajäsenet ja asiantuntijalääkärit, ulkopuoliset matkustajat, vieraat, vuokranantajat, tietopyyntöjen tekijät, rekisteröidyn oikeuksia koskevien kyselyiden tekijät (art. 15), myyntilaskuasiakkaat, ostolaskujen toimittajat tai edunsaajat, tuomioistuimen tiloissa toimivat ulkopuoliset henkilöt, sekä käyttäjärekistereihin tallennettavat ulkopuoliset henkilöt.

Keräämämme henkilötiedot voidaan jaotella seuraaviin henkilötietoryhmiin:
Henkilön yksilöintitiedot:

Nimi, virkanimike, syntymäaika, kuolinpäivä, henkilötunnus, henkilönumero, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotikunta, turvakielto, pankkitiedot, ammatti, henkilön tila (holhouksen/edunvalvonnan alaisuus, kuolema, konkurssi), oikeusavun asiakkuus, kansalaisuus, äidinkieli ja sukupuoli.

Viranhakijatiedot:

Koulutus- ja työkokemustiedot, muut hakijan hakemuksensa tueksi toimittamat tiedot kuten nimikirja/ansioluettelo, koulu- ja opintotodistukset, työtodistukset, hakijan ilmoittamat suosittelijat, muut työnhakuun ja virantäytön ehtoihin liittyvät tarpeelliset tiedot sekä soveltuvuusarviointien tiedot.

Maksatustiedot:

Palkkiot, matkakorvaukset, myynti- ja ostolaskutiedot, vuokranantajatiedot, palautukset, verotiedot ja ulosottotiedot.

Muut tiedot:

Järjestelmien käyttövaltuudet, sähköiseen asiointiin ja turvaviestipalveluun liittyvät tiedot, kameravalvontatiedot, turvallisuusselvitystiedot, tilaisuuksien osallistujatiedot, y-tunnukset ja matkatiedot.

Raportointi- ja tilastointitarkoituksiin kerätty tieto karkeistetaan ja pseudonymisoidaan siten, etteivät yksittäiset asianosaiset ole suoraan tunnistettavissa.

Erityisten henkilötietoryhmien osalta lainkäyttöasioiden kokonaisuus voi sisältää muun muassa terveydentilaa koskevia tietoja. Oikeudenkäyntiasiakirjat voivat lisäksi sisältää muita mahdollisia henkilötietoja, kuten tietoja perheestä, työstä, taloudesta, verotuksesta, harrastuksista, seksuaalisesta suuntautumisesta, rikollisuudesta tai etnisestä alkuperästä. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja kerätään vain siltä osin kuin ne ovat tarpeellisia esimerkiksi vakuutusoikeuden lainkäyttötehtävien suorittamiseksi.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Oikeudenkäyntiasiakirjojen ja asianosaisten sekä muiden rekisteröityjen esittämien tietojen lisäksi tietoja voidaan saada seuraavista tietolähteistä:

  • Väestörekisterikeskus
  • Oikeusrekisterikeskus
  • sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköt
  • muut tuomioistuimet ja muutoksenhakulautakunnat
  • ministeriöt keskusvirastoineen
  • Tuomioistuinvirasto
  • Kansaneläkelaitos ja muut vakuutuslaitokset
  • työttömyyskassat
  • Työttömyysvakuutusrahasto
  • verohallinto
  • Alma Talent Oy, Tietopalvelut
  • ulosottoviranomaiset
  • Patentti- ja rekisterihallitus
  • Rikosseuraamuslaitos
  • oikeusaputoimistot
  • oikeudenkäyntiavustajalautakunta
  • kuntien sosiaalitoimi
  • maistraatti
  • sopimukset (organisaation yhteyshenkilöt)
  • suojelupoliisi (turvallisuusselvitystiedot)
  • kameravalvonta
  • tuomarinvalinta- ja koulutuslautakunta
  • oppilaitokset
  • työnhakijan työnantajat
  • TE-toimistot
  • siviilipalveluskeskus
  • Palkeet
  • vuokranantajat
  • muut viranomaiset tai tahot, joilta saatava selvitys on asian käsittelemiseksi tarpeen
  • LinkedIn

8. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT

Tietoja luovutetaan muun ohella oikeudenkäynnin asianosaisille, viranomaisille ja ulkopuolisille tahoille (yleisöjulkisuus). Tietoja luovutetaan oikeudenkäynnin julkisuudesta hallintotuomioistuimissa annetussa laissa, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tai muussa tietojen luovuttamista koskevassa lainsäädännössä säädetyin perustein.

Tahot, joille tietoja säännönmukaisesti siirretään tai luovutetaan:

  • oikeudenkäynnin asianosainen tai muu osallinen sekä tämän asiamies tai avustaja
  • muutoksenhaun kohteena olevan päätöksen tai muun ratkaisun tehnyt viranomainen
  • alempi muutoksenhakuaste
  • oikeushallinnon valtakunnallinen tietovaranto
  • eduskunnan oikeusasiamies ja valtioneuvoston oikeuskansleri
  • nimitysasioissa muut tuomioistuimet, tuomarinvalintalautakunta ja tuomarinkoulutuslautakunta sekä Tuomioistuinvirasto ja oikeusministeriö
  • kiinteistö- ja turvallisuuspalveluita tuottavat palveluntarjoajat, turvallisuusviranomaiset, ulosottoviranomaiset, rahalaitokset (palkkio- ja korvausmaksutiedot), Kansallisarkisto, Keva ja verohallinto, Eläketurvakeskus, tuomareiden sidonnaisuus- ja sivutoimirekisteri, ministeriöt, suojelupoliisi, Alma Talent Oy sekä kunniamerkkejä käsittelevät tahot

Tahot, jotka käsittelevät tietoja vakuutusoikeuden lukuun:

  • Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet)
  • Oikeusrekisterikeskus
  • Valtori (valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus)
  • tietojärjestelmätoimittajat (esimerkiksi CGI, Tieto, Innofactor ja Visma)

Lisäksi yksilöinti- ja yhteystietoja tallennetaan järjestelmiin, joihin ulkopuoliselle henkilölle on tarpeen luoda käyttövaltuudet sovittujen tehtävien hoitamista varten.

Tietoja voidaan luovuttaa myös muille vastaanottajille siltä osin kuin yleisöjulkisuuden tai muu tiedon antamista koskevan velvollisuuden lain mukainen toteuttaminen sitä edellyttää. Toiminnan luonteen vuoksi kaikki tietojen mahdolliset vastaanottajat eivät ole ennalta tiedossa eikä niitä siksi ole mahdollista tyhjentävästi luetella.

9. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN KOLMANSIIN MAIHIN

Lähtökohtaisesti rekisterin tietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli sovitaan, että toimittaja saa siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan Suomessa sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

10. TIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Asiakirjat säilytetään joko pysyvästi tai määräajan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Myös henkilötietojen säilytysajat on määritelty arkistonmuodostussuunnitelmassa.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

11.1 REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 15 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus saada EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 15 artiklassa mainitut tiedot.

Sen, joka haluaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklassa mainitut itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle siten, että rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tunnistaa.

11.2. TIETOJEN OIKAISEMINEN, POISTAMINEN TAI KÄSITTELYN RAJOITTAMINEN

(EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) 16-18 artiklat)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 17 artiklan mukaisista vaatimuksista täyttyy. Rekisteröidyllä on niin ikään oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 18 artiklassa mainituista asioista.

Rekisteröity voi saattaa oikaisemista, poistamista tai rajoittamista koskevan vaatimuksen vireille hallintolain (434/2003) asian vireillepanosäännöksiä noudattaen.

11.3. MUUTA REKISTERÖIDYN OIKEUKSISTA

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tietosuojalain-säädännön mukaisin edellytyksin (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 21 artikla). Lisäksi rekisteröidyllä on mainitun lainsäädännön mukainen oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 22 artikla).

Tilastoinnissa käsiteltävät tiedot muuttuvat muotoon, jonka perusteella rekisteröityä ei ole mahdollista tunnistaa. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 11 artiklan mukaan rekisterinpitäjällä ei ole velvollisuutta säilyttää, hankkia tai käsitellä lisätietoja rekisteröidyn tunnistamista varten, jos tämä olisi tarpeen vain tämän asetuksen noudattamiseksi. Tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksia (15 - 20 artiklat) ei sovelleta tunnisteettomiin tietoihin, paitsi jos rekisteröity näiden artikloiden mukaisia oikeuksiaan käyttääkseen antaa lisätietoja, joiden avulla hänet voidaan tunnistaa.

12. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häneen liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (678/2016).

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 HELSINKI
Postiosoite: PL 800, 00521 HELSINKI
Puhelinnumero: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

Julkaistu 30.9.2020